6講 荷蘭經營實務的會計問題

  

內容大綱

1、荷蘭會計概觀

2、會計法則原理

3、資料處理(電腦記帳)

4、荷蘭的稅務會計

5、台商的會計問題

6、瞭解「數字」說的話

 

數字可以表達許多公司的訊息。數字會不會說話?那要看數字對你講什麼話,你瞭解它,它就會說話。數字代表公司的經營過程和營業結果,是根據會計的法則和原理來表達。所以若不熟悉會計法則和原理,就比較難正確地解讀數字。以前的會計數字是單純的會計數字,現在則包括一些非會計資料在內,兼之以電腦處 理衍生出一大堆資料,我們必須瞭解這些資料代表的意義,和數字連貫起來。這些資料和數字也會顯示經營管理的問題,所以應將資料、數字和經營管理要連貫起來看。

  

荷蘭會計概觀

1、會計期間

公司賺不賺錢,要等公司結束營業、清算財產才能知道,然而我們不能等到公司關門才知道盈虧,於是設定一個期間,來檢視公司是否賺錢。一般是從一月到年底,也有些企業比較喜歡從七月一日到隔年的六月三十一日。會計期間的分段,就產生收益和費用的配合,例如公司收到的款項是不是這個會計期間的營收?發生的費用是否為這個會計期間的費用?

 

2、財產的評估

你是用買進的成本,還是現在的成本?這也影響到會計期間的收益或損失,並產生會計問題。

 

3、一般公認會計原則

會計報表如何取信第三者,如大眾和債權人?所以有一般公認的會計原則,確定報表的表現符合大家的共識。一般公認會計原則在每一個國家有些許不同,主要是因為每個國家的稅法不一樣。對於跨國公司,也有國際的公認會計原則供大家參考。近幾年來,上市公司的會計出現問題,例如美國安隆公司,造成整個公司和一些會計事務所信用垮台。所以最近有人提出,一般公認會計原則不能防弊,提議增加CEO認同的原則。

 4、會計是為誰而記的呢?給稅捐處的是稅法承認的收益和費用,給投資人的是幾乎確定的收益和費用,給經營者的是表現可能的收益和費用,所以給不同對象是不同的,我們經常講「台灣的會計有三本帳」。這是對的,但不要誤解是詐欺。

 

5、荷蘭會計實務

1)英文記帳被默許。

2)荷蘭的會計帳簿、會計科目、編號並無特別的要求,和台灣的嚴格規定不同。在荷蘭,只要你記的帳目是真的、有繳稅就可以。

3)無特殊記帳軟體的規定。在台灣或其他國家則有,記帳軟體一定要向政府報備、政府核定。在荷蘭比較有彈性。

4)荷蘭的稅局實施網上報稅,採用固定格式,他們強調務實、有效率。

5)荷蘭會計師的報稅軟體需事先報備,以銜接稅局的網上報稅,最大宗是薪資的計算。

6)自己記帳或委託記帳都可以。在荷蘭有很多替人家記帳的,不會很貴。

 

會計原理

現在談的是這些資料產生背後的會計法則。

1、會計法則

有借必有貸、借貸必相等。借貸兩邊的帳都有記錄,就很容易查帳,錯的話也很容易發現,這是很科學的發明。

2、會計憑證(原始憑證、記帳憑證)

記帳的時候一定要有一個憑證,說明你憑什麼記帳,都有來源,不是憑空出現的帳目。原始憑證是交易發生的憑證,記帳憑證在台灣稱為傳票。例如根據原始憑證產生三聯的記帳憑證,分給三個部門去記帳。

3、帳簿組織及記帳過程

你要在記帳以前瞭解,這個交易發生是用什麼科目,科目名稱如現金、進貨,然後有科目號碼:如010600 再來是科目分類,一般現在分為資產、負債、資本、收益、費用五大類,每一個交易發生,不是資產增加、負債減少,就是費用增加、收益減少這樣的過程。

記帳的大致過程是,每一天以日記簿 (普通、特種、專欄)記帳,按照交易發生時間的先後記下來,根據日記簿去分類就是分類帳(總、明細分類帳),分類以後以試算表計算帳目是不是平衡。到了年底,調整分錄及調整後試算表,調整完以後才能編表,一般為資產負債表、損益表。

 

會計原則

一般公認會計原則條文很多,基本原則如下,

1、合法性原則:記帳的時候一定要合法。

2、誠信原則:要誠信,不能欺騙。

3、持續性原則:評估方法要持續一致,不能隨意變動。

4、完整性原則:一個交易發生,要很完整地記錄,不能分割。

5、保守原則:如果預測風險性太大時,你寧可採取保守作法,例如用比較低的價格記帳。

6、永續經營原則:假設你是繼續下去的,你的資產才有繼續營業的價值。

7、期間性的原則:有分段的會計期間。

8、充分表達原則:報表的表現要充分,通常用備註的方式,因為在報表上每一個科目裡面隱含的內容,如果無法用數字表示的,要用附註的方式表現出來。

 

如何記帳

我們從會計的歷史發展來看如何記帳這個實務的問題。

1、從單式會計到雙式會計。

以前開始的時候,只有記一邊。從我們老祖宗開始,到接受西洋這一套之前,都是單式記帳。

2、從手記帳簿到電腦助記帳簿

事務機和電腦還沒發明之前,大家都用手記帳。為了防止你竄改,你的帳簿要到稅捐處去蓋章,核准這些帳簿用於今年的紀錄,不能隨便換掉,防止造假,對帳簿的管制很嚴。事務機發明後,改成用打字,也要跟稅捐處報備,這些資料都不能任意竄改,只是用機器打字而已。後來電腦發明,以記帳軟體記帳,帳簿在電腦裡,無法呈報核准,所以台灣嚴格管制企業使用的會計軟體,需由稅捐處核准。

3、自用會計軟體到公用會計軟體

   在荷蘭沒有像台灣一樣的規定,你可以用自用的會計軟體、自己設計或購買公用會計軟體。

4、會計軟體到企業資料處理軟體

現在記帳後,隨時想要知道報表,幾秒鐘就可以從電腦獲得,所以會計變成資料處理的一部分。

 

荷蘭電腦記帳:資料處理

記帳軟體

公司開始營業的時候,馬上就發生財務交易。公司開始要買賣,都要馬上記帳。公司開始的時候,通常不是十個人、五十個人,但立刻就碰到記帳問題。記帳不能要用電腦記帳,因此需要軟體,怎麼找到記帳軟體?怎麼開始?這是我們來荷蘭經營公司馬上碰到的問題。如果採用自己設計的記帳軟體,由小而大起步,由簡入繁,隨時按照需要調整。如果使用市面上購買的公用記帳軟體,大概有下面幾種。

1、簡易記帳軟體,價錢由100歐元到200歐元不等。

2、中級記帳軟體,如King software,但介面都是荷蘭文。

3、高級記帳軟體如 AccountView, Grote beer,價格很貴,從一、兩萬歐元起跳,每年還要付大約15%的維護和升級費用。在荷蘭很多會計師,自己出來營業,還是要買這個記帳軟體,那是基本配備,就會計本身來講比較完整。

4、Total business softwareERP,會計軟體只是整個軟體的一部分,如Exact, Unit4, SAP, Microsoft Dynamics

5、最新的Microsoft Dynamics 2008記帳軟體,Entrepreneur Solution up to 5 users共用)795/user NAV (Navision) 1,500/user

 

以前我剛開始經營公司時,使用自己設計的會計軟體,貨物剛進來,人家要你開發票,你就要記帳,我自己一步步設計。我將所有的資料,如人事、採購、存貨、客戶等資料,都包含進去,這就是後來一般所謂的ERP,其實ERP是可以自己設計的。我們現在介紹的這些軟體都是股票上市公司開發的,他們為了維持發展,一直要設計更多的軟體來賣。

 

    AccountView

內容包括財務、客戶關係管理、會計、物流、專案報價、international等,維護費是根據你購買的價錢收取一年15%

    Enterprise Resource PlanningERP

等於共同資料庫+自行開發的軟體。只要有一個共同資料庫,從這個資料庫產生我們需要的那些資料,都可以叫做ERP。包括製造、供應鏈管理(SCM)、財務會計系統、專案管理、人力資源管理(HRM)、客戶關係管理(CRM)、Supplier Relationship ManagementSRM)、Data WarehousePerformance management(CPM)Product Lifecycle ManagementPLM)。這個概念是資料處理,會計只是資料處理的一個部分。

    Microsoft Dynamics

其較完整的ERP,在美加地區已經發售,在荷蘭這邊還沒有。微軟這個軟體可以和Office共通,建立資料庫。荷蘭這邊的Microsoft Dynamics只有四種內容:Axapa, Navision, CRM, Entrepreneur SolutionEntrepreneur Solution是雙語(荷蘭/英文)的進銷存會計軟體。這個記帳軟體可供五人同時共用,一個人795歐元加上一年16%。公司剛起步的時候,這是一個很值得採用的軟體,便宜又實用,將來也很容易升級到更完整的軟體。如果超過五人同時共用時,可以換成 NAVNavision), 一個人1500歐元。因為是雙語的,台商一開始來荷蘭時,公司人數少,可以用這一種,幾個人上線就付幾個人的費用。如果你不想升級,就花一個人795歐元就好,不用每年多付16%

 

荷蘭的稅務會計:查帳

荷蘭實際上對會計記帳要求很低,他為什麼要查你的帳?他是要查稅而已,所以你的帳怎麼記,他不是很在意。他查帳時是查你的原始憑證。以前荷蘭睡局懷疑一間公司逃稅,一次派了二十多個人去查帳,把所有的紙張、筆記都帶走。

 

稅局要查帳的時候,通常會先通知你,並給你一份關於所需準備資料的明細,通常包括所有帳冊、會計師報告、管理文書、銀行帳單、明細帳、分類帳、試算表、調整項目、現金管理、行事曆、約會記錄簿、股東會議記錄、加值稅申報及計算明細、與金錢有關的資料、負債的利息、其他報酬、買賣證券、不動產評估報告、報關文件、資料檔案。我們的資料管理要做得好,不能想說這是會計小姐的事。

 

荷蘭的會計追溯期是五年,五年過後,稅局就得認同你記的帳,喪失追究的權力。帳簿文件、你的原始憑證的保存期限是七年。當公司欲結束營業時,稅局表示人員可以離開,但是企業的文件必須留存七年,稅局在追溯期間,都可以來查帳。

 

荷蘭台商的會計問題

1、企業規模有小型、中型、大型。以前會計軟體很貴,每一年還要給付15%的維護和更新費用,如果要更換會計軟體,該怎麼做?這是個很大的問題。

 

2、會計報表的編列

1)財務報表包括資產負債表、損益表、資金來源運用表、綜合淨利表、股東權益表。至於財務分析,包括償債能力、經營能力、獲利能力、上市能力。

2)上市股票價格怎麼算?股票最高價值應該是資本化市值=每股稅後純益/市場利率

比如說,每一股稅後10歐元,市場利率5%,那麼股市價格是200歐元。

          10 ÷5%= × 100/5= × 20(倍)=200

資本化市值是最高的價值,如果我買你的股票,還是達到和利息一樣的價錢,我何必去買你的股票?但是實際的股票價格不是這樣,上下變動很大。最高指標股價是看過去每股純益和現在的市場利率;但實際股價是看未來每股純益和可能的市場利率。股票市場價格是看未來,而不是看過去。因為每個人猜測不同,形成供需兩面,有的人看好,有的人看壞,所以供需兩面平衡決定了實際股價。

 

在台灣,很多消息發佈,公司若發佈未來利多,增加需要面,可提升股價。如果實際利多達不到時,股價會回跌,但過一陣子又發佈新利多。所以股票上市之後,股價與實際每股純益很少有直接關係。股票投資人買股票,要看長期的實際獲利率,值不值得。實際進場時,也要看當時的供需狀況再買。

 

3、會計申報對象

稅務申報要報給誰?對象是管理人則盡量詳細,是投資人則著重獲利能力與上市能力,債權人就著重你的償債能力與獲利能力,稅務局的話,看你是否繳稅。如果是股份有限公司,每一年都要向荷蘭商會報告你的資產負債表,可以使用英文報告,只要申報資產負債表,損益表不必申報,但因為你得充分表達,所以你的資產負債表需有附加說明。此外,還要看股東會議記錄,會計師都有固定格式,填一填即可。比較麻煩的是,還需要一個財務簽證,如果是五十人以上或營業額730萬或總資產365萬,這三項中合乎兩項者,就需要會計師提出財務簽證,這個部分就需要付費。

 

台灣商來到荷蘭,有時候不知道財務簽證的問題。台商的員工規模通常不會達到五十人以上,營業額幾乎一定會達到,總資產就視存貨而定。有的公司為了帳面好看,到了年底,就進一堆存貨,等到年終一結帳,資產就超過稅局規定的數字,變成符合兩項規定,就需要財務簽證。一動用會計師,至少要收取3000歐元費用。第二年通常也得申報,所以盡量能免則免。

 

4、會計師的選擇

如果是獨資企業,處理的帳目都比較小,荷蘭有許多記帳公司,例如很多中國餐館就是找記帳公司幫忙算薪資、記帳、報稅。如果一家獨資企業沒有什麼帳,一 年大概花費800歐元左右。當然,你也可以找荷蘭正式的會計師協助,不少台商可能覺得小的記帳公司(記帳行政事務所)不可靠,就找大的公司。荷蘭的會計師事務所一年大約收費2000歐元。如果是自己做完會計後,委託會計師幫你把報表、薪資算一下,一年大約生份4000歐元。如果要找國際性的會計師事務所,台商大概會找的是以下四大會計事務所:致遠會計師事務所、安侯建業會計師事務所、眾信聯合會計師事務所、資誠會計師事務所,有些在荷台商的會計師事務所是由總公司指定。

 

瞭解「數字」說的話

數字會說話,我們要瞭解數字說的話,就必須知道數字產生的原則原理、數字代表的意義,還要比較過去的數字,以瞭解未來的趨勢,要比較同業的數字,以瞭解績效成果,也要知道數字與實際價值的距離有多大。

 

故事與經驗分享

我以前剛來荷蘭的時候,是一個人過來,貨倉已經有八個貨櫃的東西。我們的時代,在台灣沒有電腦課。我自己學DBASE,一個資料庫、一個資料庫處理,然後自己設計開發票、庫存、會記帳、職員出席、薪資等。我從十三歲就開始學會計,所以非常深入,我那時候不知道我的作法就是現在的ERP。我很早就是一個ERPcommon database的運作方式。我的設計有個困難是,我自己儲存和取出資料非常容易,但是因為是用DOS下指令,所以別人很難學,我請的人不願意跟著我來學這一套。

剛開始設立公司時,使用Microsoft會計軟體即可。我們那時候一個月發票一千多張,交易有四、五千個資料,你做出來的這四、五千個數字要完全一樣。稅局來查我的時候很不可置信,他們的經驗是打字打錯都有5%的機率,但是我一分不差,查到最後還找他們的電腦部門來我這裡再查,也是找不到錯誤。我是用複式會計設計的,有錯自然會知道。

 

Q&A

 

Q:您剛說,會計不只應該只有記帳,應該是一種管理控制的機制。您說稅局去您那邊查帳都查不到錯,我覺得那是內部控制得好。所以整個企業要選擇一個會計系統,應該要看內部管理控制怎麼做、要得到什麼資訊,這些系統是提供決策者如何提高效率、降低成本的一個機制,這變成要如何客製化、如何達到每個企業要達到的目的。如果只是為了省錢,也有很多open source的會計軟體。

 

A:記帳是牽涉到錢的問題,你取得免費軟體,敢不敢用是另一個問題。記帳是根據事實發生的事記下來,你給什麼資料,就跑出什麼資料。雖然是記錄,實際上,是要看你想給什麼資料,你預期的是什麼。以前荷蘭有一家公司叫BAAN,本來股價超過80元,後來變成1.9元。因為他後來的記帳是把明年的收益記在今年了,結果被美國證管會開除,信用沒了,股票就垮了。

 

Q:每個月我們都在做上個月的財務結算,我有個問題是,由於歐元換美金產生的匯損,會影響應收帳款和應付帳款。因為我們必須配合總公司要求所有海外辦公室呈交以美金回報的財務結算報告,可是我的收入是歐元,請問要如何防止呢?

 

A:這是我們經營者可以變通的地方,是不確定的。如果你要控制的話,就變成風險管理的問題,要做遠期外匯買賣;你不做控制的話,就會有時候賺很多,有時候虧很多。我的建議是,會計系統是會計系統,你要自己動腦筋去調整,不要以為系統出來的就是固定的,系統是系統, 你是你,你認為系統不對,你就調整。報表出來以後,你可以調整,但是要保留CEO的良心。

 

Q:在年終查核報告書之前,都有所謂的對帳,會收到台北總部傳來的一些數據,列出他的應收帳款和應付帳款,但是我和台北總公司的會計系統不一樣,所以兩邊數據對不起來。我很想簽回給他,但是荷蘭的會計師說,數據不對,不能簽。我相信這中間的差異也牽涉到匯差的關係。

 

A:不管你採用什麼系統,你要查整年的明細,不能只看總額。稅局要查你的話,你怎麼辦?這個稅局一定會查的。每一年,你一定要把應收帳款和應付帳款全部列出來,這應該是可以做得到的。你可以把資料全部匯出到EXCEL,然後和總公司的資料核對,就可以查出來。

 

Q:據說荷蘭有一條規定,公司給同仁贈品,每一次不能大於70歐元,否則會被列為收入?同仁是否會接受大於70歐元的禮品?我們的會計人員很堅持贈品不能超過70歐元。

 

A:這是稅法的規定。你給員工午餐費5歐元,你的帳如果記的是給員工的午餐費,你的保險費用要增加,員工也要報收入。但如果你記這100歐元(二十個員工)是開會支出,稅局不會曉得,也不會查到。通常讀會計的腦筋很死,有一套會計的邏輯。我們做管理的,腦筋是活的。會計上的原則是,未實現的要調整,只是看你要根據哪一點去調。

 

Q:我們現在是用電子記帳,但我比較擔心的是,數據的東西不能改,我擔心出來的數字不知道是對還是錯。

 

A:因為稅法的規定,不能改,但也不是不能改,是要調整分錄。你資料打進去,你不曉得電腦怎麼計算。其次,荷蘭的台商還有遇到會計人員雇用的問題。每個公司最常招募業務人員和會計人員。如果你要雇用會計人員,不要期望他可以幫你做些什麼,他只是幫你輸入,你自己要瞭解數字代表什麼意思。

 

Q:即使我們用不同的軟體,對會計人員的要求也不需要太高的相關背景?

 

A:不需要。不是說你的會計人員一定要是學會計的、學過幾年,不是這麼回事。

會計軟體的選用是個比較大的問題,如果你只是想先試一下,就要付個兩萬歐元,除非是大公司,不然成本很高。

 

Q:通常分公司會受到總公司把貨塞給你的壓力,不是我們說不要就不要。如果你必須要做財務簽證而你沒有去做,那後果是什麼?

 

A:荷蘭商會( KVK )就不讓你報備。在這邊每一家公司,只要是BV,你的報表就要公開,都是透明的。你要去調查你的客戶,只要付錢,大約25歐元,你也可以把客戶的財務資料印出來。